Preservando cartas antigas de família

Se você tem a sorte de ter um caixa de cartas antigas de família, você sentado em uma mina de ouro. A escrita de cartas foi esquecida desde a invenção do telefone, e-mail, mensagens de texto, Twitter e Facebook, apenas para citar algumas maneiras de comunicação moderna. Essas cartas antigas em sua coleção de registros genealógicos devem ser preservadas para as gerações futuras. Se você tem 100 cartas ou apenas uma, elas são importantes para a história da sua família e aumentam a sua história.

Alguns itens que você pode ter em sua coleção podem incluir cartas em tempos de guerra. Isso não é importante apenas para a história da sua família, mas também para a história do mundo, principalmente se o seu antepassado escreveu sobre a guerra em si nas cartas. As cartas de amor são um excelente recurso para obter informações genealógicas e para aprender como seus antepassados se conheceram e se apaixonaram. Algumas das minhas cartas favoritas são cartas de migração, aquelas escritas por membros da família que migraram para diferentes partes dos EUA ou de um país para outro. Preservar suas experiências é essencial para garantir que as informações não sejam perdidas.

Vamos nos organizar!

O mais importante primeiro: vamos nos organizar. Muitos genealogistas têm pilhas de cartas, caixas de sapatos cheias de cartas ou pilhas de cartas juntas por um elástico ou fita. Organizá-las te ajudará a gerenciar seus registros genealógicos e, durante o processo, você provavelmente encontrará informações que nunca soube antes.

– Organize suas cartas em ordem cronológica. Esta é uma maneira simples de começar a organizar suas cartas. Use a data na carta ou a data no carimbo do envelope. Mas seja consistente: use uma data ou outra.

– Você tem cartas de vários membros da família? Organize-os primeiro pelo sobrenome e depois pela ordem cronológica de cada sobrenome. Essa é uma boa opção para organizar, se você se preocupa em encontrar as cartas de uma pessoa de maneira rápida e eficiente.

– Se você tiver grupos de cartas sobre diferentes eventos na vida de seus antepassados, talvez deveria organizá-las por evento. Por exemplo, junte todas as cartas da Segunda Guerra Mundial, todas as cartas da faculdade, etc. Depois de agrupá-las, organize-as por data.

– A parte mais importante da organização das cartas é encontrar um sistema que funcione para você. Em seguida, seja consistente em seus métodos ao longo do processo.

Desdobrar e achatar

Depois de decidir sobre um método de organização, é hora de fazer algum trabalho de preservação. Talvez você tenha ouvido a palavra “preservação” e não saiba bem o que significa. Significa “tomar medidas para evitar deterioração ou perda”, de acordo com o Glossário de Termos da Sociedade de Arquivistas Americanos.

Como arquivista, a pergunta número um que os genealogistas me fazem quando se trata de cartas antigas de família é: “Deixo a carta no envelope ou a retiro?” Minha resposta é sempre: Tire as cartas dos envelopes.

Deixar as cartas dobradas e em seus envelopes causará mais danos com o passar do tempo. A principal razão é que, frequentemente, as pessoas tiram as cartas do envelope para ler e as guardam de volta repetidas vezes, o que pode causar danos. As dobras nas cartas, com o tempo, enfraquecerão o papel e rasgarão. Você não quer que isso aconteça, então, aqui vão algumas etapas que você pode executar em casa para preservar suas cartas antigas de família.

• Tire cada letra do envelope e desdobre-a para que fique plana. ATENÇÃO: Cuidado para não misturar cartas e envelopes. Mantenha cada carta com seu envelope. Sugiro que, ao remover e desdobrar cada carta, use um clipe de papel plástico para prendê-la ao envelope. NÃO USE CLIPS DE PAPEL METÁLICO: Por favor, não use clipes de papel metálicos; NUNCA use nenhum metal em nenhum dos seus documentos. Os clipes de papel metálicos danificam seus documentos, enferrujando e ficando agarrados a eles. Isso pode causar manchas de ferrugem e talvez rasgar a carta quando você tentar retirar os clipes do papel.

• Se suas cartas estiverem dobradas e em seus envelopes por um longo tempo, elas podem não ficar niveladas automaticamente. Nesse caso, você precisará tomar algumas medidas para que elas se tornarem planas. Coloque a carta em uma superfície limpa e seca, longe da luz do sol, onde elas possam permanecer intocadas por um período de tempo. Certifique-se de colocar o envelope com a carta. Embora o envelope provavelmente não precise ser achatado, você não quer separar a carta do envelope.

Encapsular

Agora que você achatou suas cartas, elas estão prontas para serem encapsuladas. O termo encapsular significa “colocar em uma cápsula ou cobrir completamente algo”. O objetivo de encapsular suas cartas e envelopes é protegê-los completamente contra danos durante o manuseio. Idealmente, não manuseie muito suas cartas. Encapsular as cartas também ajudará a impedir que poeira e sujeira se acumulem nelas.

• Você precisa adquirir capas para documentos de arquivo que não contêm ácido, sem lignina e passar no teste PAT (Teste de atividade fotográfica). O material usado nessas capas pode ser mylar, poliéster ou polipropileno. As capas são fornecidas em todos os tamanhos para acomodar diferente formatos de carta. Certifique-se de obter o tamanho adequado para suas cartas e deixe cerca de um quarto de polegada de espaço ao redor. Você não quer encher as capas de cartas ou ter muito espaço sobrando, permitindo que as letras se movam. Não tente economizar nesta etapa; você precisa usar capas apropriadas.

• Certifique-se de colocar o envelope com a carta dentro da capa. Lembre-se, você não quer separá-los; mantenha carta e envelope juntos o tempo todo. Se o envelope ainda estiver com a aba intacta, verifique se está dobrada sobre si mesma para que ela não toque a carta. A tira de cola que ainda estiver na aba do envelope pode conter produtos químicos que podem danificar sua carta se entrar em contato com ela.

• Quando você colocar sua carta e envelope juntos na capa, verá que a capa será fechada imediatamente ao redor do documento por causa da eletricidade estática. É isso que mantém a capa fechada para proteger suas cartas e não permitir que elas caiam.

Depois que as letras forem encapsuladas, coloque-as em pastas de arquivo, em arquivários ou coloque-as em pastas estilo fichário.

As cartas de família são uma coleção única de registros. As informações nelas não têm preço e devem ser preservadas.